利用替换功能可以提高录入效率，并且可以有效的修改文档。为了提高文字录入的工作效率，可以在打字输入时用速写符或缩写来代替一些比较长的词或者句子。用户可以利用Word中的自动更正功能，在输入时直接将这些速写符或缩写替代为要输入的词或者句子，也可以在精加工文档时，利用查找与替换功能，将缩写替换为实际文字。
替换操作的基本思路是，找到并删除原来的内容，输入新内容以替代原有的内容。最简单的快捷的替换操作是选定要修改的内容，然后直接输入新内容，只不过这样的操作一次只能替换一个对象。要想一次替换多个相同的内容，就要使用Word的替换功能，查找并替换的基本操作步骤如下：
（1）选择“编辑”→“替换”命令单，在打开的“查找和替换”对话框中选择“替换”选项卡。
（2）指定搜索范围和搜索方向。 在“查找内容”列表框中输入要查找的文本内容，在“替换为”列表框中输入要替换的文本内容，并单击“不限定格式”按钮，用这种方法Word将不会改变文档的格式或样式。
（3）单击“查找下一处”按钮，当找到第一查找对象时，Word将以黑底白字方式显示要替换的内容。
（4）单击“替换”或“全部替换”按钮后，Word按照搜索规则开始查找和替换。如果单击“全部替换”按钮，则Word自行查找并替换符合查找条件的所有内容，知道完成全部的替换。如果是单击“替换”按钮，则是Word用黑底白字逐个显示符合查找条件的内容，并在替换前让用户确认。用户可以有选择性地进行替换麦穗鱼不需要替换的文本，可以单击“查找下一处”按钮，跳过此处。
（5）完成替换后，Word会出现一个对话框，表明已经完成文档的替换，单击“确定”按钮，关闭对话框。
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